Make or Buy: Wann sich Individualsoftware wirklich lohnt

Ob ein Unternehmen eine Software kauft oder entwickeln lässt, wirkt meist über viele Jahre: auf Kosten, auf Abhängigkeiten von Anbietern und darauf, wie gut die Software zu den eigenen Abläufen passt. Trotzdem fällt die Entscheidung oft nebenbei – weil ein Anbieter gerade eine überzeugende Demo gezeigt hat oder weil im Team jemand „das schnell selbst bauen“ möchte.

Die folgenden fünf Fragen helfen, die Entscheidung bewusst und nachvollziehbar zu treffen. Sie ersetzen keine Analyse im Einzelfall, aber sie verhindern die häufigsten Fehlstarts.

1. Ist der Prozess ein Unterscheidungsmerkmal?

Die wichtigste Frage zuerst: Unterscheidet sich Ihr Unternehmen durch genau diesen Ablauf vom Wettbewerb?

• Nein – etwa bei Buchhaltung, Personalverwaltung oder E-Mail. Hier ist Standardsoftware fast immer die bessere Wahl. Der Prozess sollte sich an die Software anpassen, nicht umgekehrt.
• Ja – etwa bei einer besonderen Art der Auftragsabwicklung, Kalkulation oder Kundenbetreuung. Dann kann eine Standardlösung genau das glattbügeln, was Ihr Angebot ausmacht.

Faustregel: Kaufen Sie, was alle gleich machen. Prüfen Sie eine Eigenentwicklung dort, wo Sie es anders machen als alle anderen.

2. Wie weit passt der Standard wirklich?

Eine Standardsoftware passt selten zu hundert Prozent. Entscheidend ist, wo die Lücken liegen. Lassen sich die fehlenden Funktionen über Konfiguration, offizielle Erweiterungen oder Schnittstellen abdecken, bleibt der Kauf meist wirtschaftlich. Werden dagegen tiefe Anpassungen am Kern nötig, entstehen dieselben Wartungskosten wie bei einer Eigenentwicklung – nur ohne deren Freiheit.

Hilfreich ist eine einfache Gegenüberstellung der Kernanforderungen:

3. Was kostet die Lösung über ihre gesamte Lebensdauer?

Der Anschaffungs- oder Entwicklungspreis ist nur ein Teil der Rechnung. Für einen fairen Vergleich gehören dazu:

1. Lizenz- oder Abonnementkosten über mehrere Jahre, inklusive absehbarer Preissteigerungen
2. Einführung, Datenmigration und Schulung
3. Wartung, Updates und Sicherheitspatches
4. Anpassungen, wenn sich Anforderungen ändern
5. Die Kosten eines späteren Wechsels

Gerade der letzte Punkt wird häufig unterschätzt – bei gekaufter wie bei selbst entwickelter Software.

4. Wie abhängig machen Sie sich?

Jede Entscheidung erzeugt Abhängigkeiten. Bei Standardsoftware ist es die Abhängigkeit vom Anbieter: von seiner Preisgestaltung, seiner Produktstrategie und davon, wo und wie er Ihre Daten speichert. Bei Individualsoftware ist es die Abhängigkeit von dem Wissen, das in Code und Dokumentation steckt.

Beide Risiken lassen sich begrenzen. Bei gekaufter Software helfen offene Datenformate, dokumentierte Exportmöglichkeiten und – wo es passt – Open-Source-Lösungen. Bei Eigenentwicklungen helfen verbreitete Technologien, saubere Dokumentation und klare Regelungen zu Quellcode und Nutzungsrechten.

5. Wer betreibt die Lösung nach dem Go-Live?

Software ist nach der Einführung nicht fertig. Sie braucht Updates, Monitoring, Backups und jemanden, der bei Problemen erreichbar ist. Klären Sie deshalb vor der Entscheidung, wer diese Aufgaben übernimmt – intern, beim Softwareanbieter oder bei einem Dienstleister für Wartung und Betrieb.

Fazit: Erst die Frage klären, dann die Lösung wählen

„Make or Buy“ ist selten eine reine Technikfrage. Sie hängt davon ab, was Ihr Unternehmen auszeichnet, wie gut der Standard passt und wer die Lösung langfristig trägt. Oft ist das Ergebnis auch eine Kombination: Standardsoftware für das Allgemeine, gezielte Individualentwicklung und Schnittstellen für das, was Sie besonders macht.

Wenn Sie vor einer solchen Entscheidung stehen und eine unabhängige Einschätzung möchten, sprechen Sie uns gern an – in der IT-Beratung gehen wir diese Fragen gemeinsam mit Ihnen durch.